International Rescue Committee (IRC) a
été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non
sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et
aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de
la liberté et de la dignité humaine.
Dans le cadre du
renforcement des capacités de son Service Financier, IRC recrute (1) FINANCE
MANAGER pour son Bureau de Man.
Généralités du poste
Le Finance Manager sous la supervision directe du Coordinateur de terrain
pour les questions de gestion des opérations du bureau de terrain. Il rapporte
techniquement Contrôleur
Financier basé à Abidjan. Il aura la responsabilité générale de la politique et
la gestion des finances du bureau de terrain
ainsi que celle de sa comptabilité. Les responsabilités du manager
financier incluent les fonctions de contrôle général, de la formation du
personnel, de la gestion, de la trésorerie, gestion des partenaires et sous
partenaires et des budgets.
RESPONSABILITES SPECIFIQUES
1. Contrôle et reportage
a) Assurer que toutes les politiques et procédures sont en accord avec celles
de l’IRC et celles des sources des financements.
b) Vérifier les codifications et la documentation (s’assurer que toutes les
pièces sont complètes et présentes) de tous cash book et bankbook du site avant de les transmettre à Abidjan
pour examen et poster dans SUN SYSTEM
c) Vérifier les PR, Bid analysis, s’assurer des codes, des budgets etc. avant
leur approbation
d) Gérer et coordonner les activités du département de la finance du site et
répondre aux difficultés pour répondre aux règles et dates limites des rapports
financiers aux donateurs et à New York.
e) Vérifier les variables de la paie, s’assurer de
l’existence des documents de support de ces variables.
f) Rapporter toutes les avances exceptionnelles avec les
observations relatives aux avances non fermé
g) Identifier les besoins et développer des rapports pour assister la gestion
des opérations du bureau national et celle des dépenses des subventions.
h) Fournir à la direction du bureau national et des programmes des rapports
mensuels dépenses réelles / budget pour toutes les subventions et pour les
Fonds non restreints.
i) Préparer mensuellement les états de rapprochement du bilan, imprimer et
classer après les signatures.
j) Préparer les différents JV de salaires, CNPS.
k) Suivre de près toutes les activités financières et tenir le contrôleur
financier informé de toute situation
pouvant avoir un impacte négatif sur les contrôles internes ou les performances
financières.
l) Préparer les rapports financiers aux donateurs pour la comptabilisation,
les règles contractuelles et taxes légales et soumettre à la vérification
du contrôleur financier avant leurs soumissions.
m) Développer, planifier et effectuer ou diriger en absence du contrôleur
financier l’exécution des audits internes et initier les actions nécessaires
pour corriger les faiblesses du contrôle interne.
n) Faciliter et coordonner les audits externes, internes, des donateurs ou des
gouvernements sur les sites.
o) Superviser la protection des actifs du bureau national (trésorerie, stocks,
immobilisations) par le respect des politiques et procédures de contrôles
internes.
p) Maintenir une connaissance à jour des règles du gouvernement local en
matière financière et fiscale et s’assurer du respect de ces règles par le
bureau national et sur les sites.
q) Accomplir d’autres taches telles que demandées par la hiérarchie.
2. Gestion financière des sous partenaires
a) Soutenir en relation avec la/le finance officer subgrant, le personnel
financier des sous partenaires sur les procédures de comptabilité définies en
accord avec les règles et régulations du bailleur
b) Analyser les propositions financières des sous partenaires
c)
Identifier les besoins en
renforcement des comités et/ou sous partenaires sur le plan de la gestion
administrative et financière et soumettre au finance manager sub grant
d) Suivre le budget des projets des comités et/ou sous partenaires et
contrôler les rapports
e)
financiers
f) Assurer la mise en place d’un plan de renforcement des capacités et
d’accompagnement des
g)
sous partenaires.
3. Formation & Gestion du Personnel
a) Développer et mettre en place un programme de formation pour le personnel
financier pour limiter les risques pour l’IRC lors de l’absence ou le départ de
certain personnel national ou international
b) Maintenir à jour les descriptions de poste pour toutes les positions dans
le département de la finance sous sa supervision en accord avec le contrôleur
financier
c) Assurer que les performances du personnel sont revues et évaluées
ponctuellement et faciliter la discussion des performances et plans de carrière
avec tous les personnels de la finance.
d) Superviser la formation et l’assistance technique aux programmes du bureau
et au personnel administratif et logistique pour produire une amélioration dans
les domaines de la comptabilité, du reportage et du contrôle interne.
e) Etre a mesure de restaurer le backup du SUN system afin d’extraire de
VISION les T7, les transactions etc. aux personnels dans le besoin
4. Trésorerie
a) Superviser toutes les relations du bureau national avec les banques et les
activités bancaires, y compris la négociation des agios, des intérêts, les
traitements des transferts et des taux de change des devises.
b) En accord avec les politiques de l’IRC, établir une politique locale en
relation avec les montants limites à détenir, les mouvements de trésorerie, et
la détention de devise.
c) Préparer les états de rapprochement des comptes de caisse et banque.
d) Etablir les politiques nationales en matière de payement d’avance, terme
des crédits et de l’utilisation des instruments bancaires de payement en accord
avec le contrôleur financier
e) Superviser la collection des fonds à recevoir.
5. Budget
a) Assister à la préparation et à la révision des propositions de programme,
de subvention et des budgets.
b) Assister à la préparation et à la mise à jour du Budget Opérationnel du
bureau national, y compris la préparation des guides pour aider les managers
des programmes à formuler leur budget.
c) En accord avec les règles des donneurs et avec les politiques de l’IRC,
développer un budget des coûts de structure de l’opération du bureau national
et recommander une méthodologie pour l’allocation des coûts de structures aux
budgets des subventions.
d) Préparer les rapports de dépenses réelles / budget, BVA et soumettre a la
vérification du contrôleur financier avec des analyses détaillées pour les
revues avec le Directeur National, Directrice adjointe, et les coordinateurs
des programmes.
6. Autres
a) Participer aux clôtures mensuelles au bureau principal.
b) Tenir immédiatement informer le FC, FM et AFM de toutes activités suspectes ou
financièrement non conforme d’un staff ou fournisseur.
c) Accomplir d’autres taches supplémentaires demandées par
ton superviseur.
Compétences :
1. Bonne compétence de la langue anglaise parlée et écrite.
2. Doit être capable de s’intégrer de manière dynamique au sein de l’équipe de
direction. Doit être capable d’identifier et de communiquer les problèmes
potentiels et de proposer des solutions au niveau managérial adéquat pour
mettre en œuvre les solutions.
3. Doit être capable d’opérer efficacement dans un environnement peu structuré
mais complexe et d’identifier les priorités appropriées et de répondre
efficacement à de nombreuses nécessités simultanées.
4. Capacité à opérer indépendamment avec un soutien minimal de l’organisation.
5. Doit être un communicateur patient pouvant fonctionner dans un
environnement organisationnel incluant une grande diversité de culture, langage
et intérêt personnel.
6. Etre un bon facilitateur et un joueur d’équipe pour la résolution des
problèmes.
7. Dévoué à la formation et au développement du personnel.
Qualifications
·
Minimum avoir une Master en
comptabilité, Finance ou Economie
·
Avoir au moins trois ans
d’expérience dans ce domaine professionnel
·
Avoir une bonne connaissance
de l’outil informatique en particulier Excel et Word, la connaissance de SUN
System sera un atout.
·
La connaissance de l’Anglais
serait un atout supplémentaire
·
Très bon sens de
l’organisation,
·
Etre disponible immédiatement
Lieu d’Affectation : Man
Type de contrat : National
Candidatures :
Un dossier mentionnant le titre du poste à pourvoir et comprenant CV au
moins 03 références, une lettre de motivation (indiquant la prétention
salariale) aux adresses suivantes au plus tard le 01er Aout 2013 à
12h.
Dossiers
Physiques :
A Abidjan : Il Plateaux, 7 ième
Tranche - LOT 3060 IL.253, Abidjan, Cote d'Ivoire
Tél: +225 22
52 30 50
A Yamoussoukro : Quartier Habitat face au lacs aux caïmans,
non loin de la Cathédrale St Augustin. Tél : 225 30 64 39 71.
A Man : Quartier Domoraud (En face
de UNICEF) Tel/Fax: 33 79 18 65
- Seul(e)s
les candidat(e)s retenu(e)s pour le shortlist seront contacté(e)s.
