Administrative Officer - Mali

Administrative Officer - Mali

Date de publication : 02/06/2013 - Expiration :13/06/2013

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Informations générales

Entreprise	WORLD FOOD PROGRAM - PROGRAMME ALIMENTAIRE MONDIAL	Lieu	Bamako (Mali)
Type de contrat	CDD
Fonction :	Gestion / Comptabilité / Finance
Secteur d'activité	Santé-Social

Présentation entreprise

Description du poste

I. Position Information

Titre du Poste : Administrative Officer Lieu d’affectation : Bamako Type de contrat : SC Superviseur : Officier Chargé de l’Administration et Finance                               Date d'affectation : Immédiat Grade : niveau NOA                                                                Nombre de place: 1 Date de Publication : 30.05.13 Date limite de candidature : 13 juin 2013

II. Contexte organisationnel

Sous la supervision directe de l’Officier Chargé de l’Administration et Finance du PAM Mali, le l’Administrative Officer sera responsable des taches suivantes :

III. Fonctions / Résultats escomptés

Taches génériquesEvaluer et faire le suivi des services administratifs et faire des recommandations en se basant sur les procédures et système en place et s’assurer que les services sont liés au changement et besoins ; S’assurer de la gestion totale et effective des ressources administratives et le bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne ; Analyser les dépenses administratives (loyer, équipements, voyages, etc) des années antérieures ; faire des estimations pour les nouveaux besoins and préparer une prévision budgétaire pour les unités de services correspondantes : Superviser l’administration des bâtiments commun pour assurer l’efficacité, le coût des services et opérations ; Gérer l’identification des besoins du bureau en équipement et coordonner avec les différentes unités leur maintenance : Revoir les espaces du bureau par rapport aux principes et faire des recommandations ; Assister ou négocier les contrats avec les vendeurs et fournisseurs de services pour en assurer un coût réel, la qualité et le service rendu au moment opportun ; superviser l’enregistrement (inventaire), retrait et transfert des équipements du bureau ; évaluer régulièrement les états d’inventaires et les transactions y relatives dans la base des données ; faire sur les anomalies et écarts constatés pour action à prendre rapidement : Préparer les correspondances et les directives internes liées aux questions administratives : Contribuer aux actions préparatives pour les situations d’urgence, analyse des risques et plans d’urgence et faire des recommandations appropriées ; faire le suivi périodique de la gestion des risque et faire rapport sur les actions prises ; Guider et/ou superviser les staffs sous sa supervision comme c’est nécessaire ; et S’occuper d’autres tâches à la demande de la hiérarchie.

IV. Qualités exigées

Résultats Attendus :Mise en pratique de son expérience dans les divers aspects administratifs, s’assurer que tous les postes de l’unité sont pourvus, assurer la formation ; suivi budgétaire et production des rapports dans le domaine de ses responsabilités ; effectuer les achats des biens et services en suivant les procédures établies. Facteurs Critiques de Succès :La capacité à travailler avec un minimum de supervision et de collaborer efficacement avec les gens de différentes nationalités et cultures.  La capacité à travailler sous pression ; avoir un haut sens de confidentialité, être doté d’esprit d’initiative.  Avoir des bonnes compétences administratives ; la capacité de planifier et d’organiser le travail, former et motiver le personnel et les collaborateurs.

Profil recherché

Scolaire:	Diplôme d’études universitaires en Gestion/Administration publique out tout autre domaine y
Expérience:	Au moins une (1) année d’expérience en administration ou dans la  gestion dans la gestion des services
Informatique	Excellente connaissance des logiciels de base (Word, Excel) et les logiciels standards au PAM.  Connaissance générale des règles, procédures et principes de gestion administrative du Système des Nations Unies.
Langues requises:	Bonne maîtrise du Français oral et écrit, des connaissances en Anglais  serait un atout

DEPOT DE CANDIDATURE : 
Les dossiers de candidature doivent comprendre :
Une demande manuscrite et une lettre de motivation adressée à la Représentante du PAM
Un CV détaillé  portant votre adresse et vos contacts (numéro de téléphone et une adresse électronique) et les coordonnées de trois personnes de référence professionnelle à contacter
Copies certifiées des diplômes et attestations de travail
Les deux  derniers rapports d’évaluation pour les candidats internes.
CONDITIONS :Les personnes intéressées par cette annonce peuvent déposer  leur demande sous pli fermé à l’adresse suivante :A Madame Représentante du PAM - A Bamako, Badala Est - Avenue de l’OUA BP 120 - Tél: 20 79 20 45/ 20 79 45 77 Bamako, Mali ou dans les sous-bureaux du PAM à Kayes-Mopti-SikassoVeuillez porter la mention suivante sur l’enveloppe : « Administrative Officer NOA WFP/NO /No 014/2013 ».
Seules les personnes présélectionnées seront convoquées pour entretien et aucun dossier ne sera rendu aux candidats. Prière de joindre que des photocopies.
Tout dossier incomplet sera rejeté.
Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées